Não é de se estranhar que o e-mail é o principal meio de comunicação entre empresas, parceiros e amigos. Afinal, ele é imediato e hoje tempo é recurso bastante precioso. No entanto, nem sempre ao redigí-lo temos o resultado esperado, ou seja, a resposta em poucos minutos. É claro que o fator humano conta muito, pois nem sempre o destinatário está livre para responder uma determinada solicitação. Porém, na maior parte das vezes a falta de foco, informações e até um texto mal redigido comprometem a eficácia da comunicação.

Nessa edição, apresentaremos algumas dicas de como redigir melhor um e-mail e tornar a sua comunicação mais perspicaz:

• Identifique claramente o assunto: No campo assunto da mensagem, coloque um título para a sua mensagem.
Dessa maneira, você vai garantir que seu e-mail seja com uma palavra-chave aberto.

• Inclua uma saudação: Em e-mail não podemos deixar de lado as regras de etiqueta e boa educação.

• Seja claro: A primeira frase do e-mail deve transmitir a relevância da mensagem para o leitor. Caso isso não aconteça, elas são menos susceptíveis de o ler.

• Seja conciso: Por sua natureza, o e-mail é veículo de comunicação rápida e, por isso, não se deve redigir mensagens muito longas. O ideal é que em apenas um parágrafo o remente consiga passar sua informação.

• Destaque prazos: Se um e-mail requer uma ação, o calendário e a natureza da ação deverão ser indicados nas primeiras frases. Se é uma data importante, deve ser mostrada em negrito ou sublinhada.

• Inclua suas informações de contato.

• Evite grandes arquivos anexados. A maioria das pessoas tem restrições quanto ao tamanho dos anexos para poder receber, por isso é uma questão de etiqueta evitá-los.

• Não use texto ou mensagens com siglas ou emoticons: Estes não são adequados em mensagens corporativas.

• Use um verificador ortográfico de gramática: Nada mais desagradável do que receber uma mensagem repleta de erros, que, muitas vezes, podem até comprometer a compreensão deste.